Qualiopi - Indicateur 23 : ce qu’il faut savoir

Lors d’un audit RNQ, l’évaluation de l’indicateur 23 pourra se faire à plusieurs niveaux selon votre situation : 

- l’examen des solutions de veille que vous avez mises en place et les ressources documentaires ;

- la vérification par échantillonnage de l’exploitation des enseignements de cette veille ;

- les échanges avec la ou les personnes responsables de l’exploitation de la veille ;la vérification de la bonne mise à jour de la documentation sur le cadre légal du droit individuel à la VAE et de ses modalités de financement. 

Vous serez considéré en non-conformité mineure si l’exploitation de cette veille dans votre prestation est partielle. Si celle-ci est inexistante, partiellement mise en place ou n’est pas du tout exploitée, vous vous exposez, bien entendu, à une non-conformité majeure qui pourra nuire à l’obtention de votre certification. 

Vous devez donc apporter à votre auditeur les preuves nécessaires au respect de cet indicateur tout au long du processus d'évaluation RNQ.

La mise en place d’une veille Qualiopi réglementaire et légale nécessite une bonne stratégie dont voici les étapes à mettre en œuvre : 

- définir les modalités de votre veille et vos objectifs en vous posant les bonnes questions : quoi, qui, quand, comment ? Celles-ci vous permettront ensuite de mettre en place un plan d’action ;

- sélectionner les sources les plus pertinentes. Il y a tout d’abord les sites qui font autorité tels que ceux du Ministère de travail, du plein emploi et de l’insertion, du CPF ou des OPCO. Les sites spécialisés (Digiformag…) sont, eux aussi, particulièrement pertinents et proposent souvent des newsletters auxquelles vous pouvez vous abonner. Vous pouvez également suivre les bonnes personnes sur les réseaux sociaux (ministres, journalistes spécialisés, auditeurs Qualiopi…), vous rendre sur des salons professionnels, assister à des conférences, vous tourner vers l’AGEFIPH pour la thématique handicap… Cette liste est, bien entendu, non exhaustive ;
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- choisir votre outil pour répondre aux exigences de l’indicateur 23 de Qualiopi. Parmi les généralistes, on retrouve Google alertes, les newsletters, les réseaux sociaux… Les services d’alertes spécialisés seront aussi une aide précieuse. Formalerte permet, par exemple, de réaliser une veille sur des thématiques telles que “réglementation”, “VAE”, “actualités des OPCO” ou “Actualités de la formation professionnelle”. Il sélectionne pour vous les différentes sources et vous  permet de rédiger des notes sur chaque article et de les partager avec votre équipe. Des fonctions particulièrement utiles pour les étapes suivantes ;

- trier et synthétiser l’information. Une fois les données recueillies, c’est à vous ou à la personne désignée de les classer, de les organiser et d’en sortir des conclusions utiles à votre activité ;

- exploiter les informations et diffuser vos conclusions. Le cadre légal et/ou réglementaire a évolué ? Vous devez procéder à une évolution de vos pratiques pour vous mettre en conformité et en informer vos équipes et votre public. 

En répondant aux indicateurs 23, 24 et 25 de Qualiopi, vous vous placez dans une démarche d'amélioration continue et pouvez proposer des prestations de qualité à vos apprenants. Un bon moyen de favoriser l’engagement des bénéficiaires comme imposé par l'indicateur 12.